AdobeStock_274275156

Going to be temporarily absent from Belgium? Remember to tell your commune!  

Are you planning to leave Brussels for a while for work or family reasons, but want to retain your right of abode in Belgium during that time? It’s possible but be aware that it is important to notify your commune of your absence so that you can avoid any administrative problems. The Expat Welcome Desk tells you more.

If you are leaving Belgium for more than 3 months – on an extended business trip, for example – you must notify your commune that you are leaving.


How?

Simply go to the “Population Department” of your commune and fill in the appropriate “Temporary Absence” form.

By doing that, you will retain your right of abode in Belgium, as well as your entry in the national register, but the commune will make a note in the register that you are “temporarily absent” from the country.

Conditions?

You can remain domiciled at your apartment or house in Belgium, even if you don’t live there for a certain period, provided you meet the following conditions:
  • you are able to return to your home at any time (which may not be let out to someone else, and which must remain furnished and ready to accommodate you on your return);
  • the length of your absence must be determined.
  • you have notified your commune of your absence.

Length of absence?

The length of time you are absent may only be 1 year, although this period can be renewed, once, with your commune. This means you can be “temporarily absent” for 2 years. If after 1 year you have not returned and have not requested an extension to your absence, the commune may deregister you.

Exception: some individuals may be “temporarily absent” for more than 1 year. This relates to:

  • prisoners (length of absence = length of sentence);
  • students leaving to study abroad or who are living in student accommodation in a different commune in Belgium (length of absence = length of study course);
  • underage minors placed in an institution or in prison (length of absence = length of stay);
  • workers assigned to work in another country (length of absence = length of assignment);
  • military or police personnel sent on assignment to another country (length of absence = length of assignment);
  • persons who are absent for health-related reasons (being treated in a hospital, psychiatric hospital, care home or nursing home*, placed with a private individual, etc.) (length of absence = length of hospital stay/placement). 

*Important: if you are going into a nursing home that does not provide care, your absence is restricted to 1 year (renewable once).

Conclusion:

If you do not lodge this declaration of temporary absence, your commune may automatically deregister you if there is an inspection, which may cause you many administrative problems because your Belgian residency permit will no longer be valid, and you will no longer be entered in the national register. This means that when you return to Belgium, you will have to register again as a new arrival.

In parallel to these processes and depending on your situation, don’t forget to notify other organisations, such as your health fund, family allowance fund, your unemployment office, etc.
Tijdelijke afwezigheid uit België: zorg dat uw gemeente op de hoogte is!


U ziet zich genoodzaakt Brussel voor het werk of om familiale redenen enige tijd te verlaten maar wenst ondertussen wel uw woonplaats in België te houden? Dat kan. Vergeet echter niet om de gemeente van uw afwezigheid op de hoogte te brengen om administratieve problemen te voorkomen. De Expat Welcome Desk vertelt u meer.

Als u België langer dan drie maanden verlaat, voor een zakenreis bijvoorbeeld, dient u dit vertrek te melden bij de gemeente.

Hoe?

U gaat gewoon naar de dienst Bevolking op het gemeentehuis en vult er het ad hoc Formulier voor de Aangifte van een Tijdelijke Afwezigheid in.

Daarmee geeft u aan dat uw hoofdverblijfplaats nog steeds in België gevestigd is en dat u in het bevolkingsregister ingeschreven blijft. De gemeente vermeldt vervolgens in het register dat u « tijdelijk afwezig » bent van het Belgisch grondgebied.


Voorwaarden?

U kunt gedomicilieerd blijven in uw Belgisch appartement of huis, ook al verblijft u er een tijdje niet, maar enkel op de volgende voorwaarden:
  • u moet steeds naar uw woning kunnen terugkeren (deze mag dus niet aan iemand anders verhuurd worden; de woning moet gemeubeld zijn zodat u er steeds terechtkunt);
  • uw afwezigheid moet een bepaalde duur hebben;
  • u hebt aan de gemeente gemeld dat u afwezig bent.


Duur?

De afwezigheid mag slechts een jaar duren maar kan bij de gemeente wel eenmalig verlengd worden met een jaar. U mag dus twee jaar « tijdelijk afwezig » zijn!  Als u na een jaar niet terug bent en geen verzoek om hernieuwing van de afwezigheid hebt ingediend, kan de gemeente u uitschrijven.

Uitzondering: een aantal personen kan langer dan een jaar « tijdelijk afwezig” blijven zoals:
  • gedetineerden (duur van de afwezigheid = duur van de hechtenis);
  • studenten die studeren in het buitenland of op kot wonen in een andere Belgische gemeente (duur van de afwezigheid = duur van de studies);
  • minderjarigen die in inrichtingen of gevangenissen verblijven (duur van de afwezigheid = duur van het verblijf);
  • werknemers met een buitenlandse opdracht (duur van de afwezigheid = duur van de opdracht);
  • militairen, politiemensen e.d. met een buitenlandse opdracht (duur van de afwezigheid = duur van de opdracht);
  • personen die afwezig zijn om gezondheidsredenen (verpleging in een ziekenhuis, psychiatrisch ziekenhuis, rust- en verzorgingstehuis*, plaatsing bij een privépersoon enz.) (duur van de afwezigheid = duur van de ziekenhuisopname/plaatsing).
*Opgelet, als u in een rusthuis verblijft dat geen zorgen verstrekt, mag u slechts één jaar afwezig zijn (eenmalig hernieuwbaar voor een jaar).


Conclusie:

Als u niet aangeeft dat u tijdelijk afwezig zal zijn, kan de gemeente u na een controle uitschrijven van ambtswege. Dit kan leiden tot heel wat administratieve problemen aangezien uw Belgische verblijfskaart hierdoor ongeldig wordt en u dus niet langer ingeschreven staat in het rijksregister! Bij uw terugkeer in België bent u dan verplicht in te schrijven als nieuwkomer.

Naast deze formaliteiten bij de administratieve overheid mag u al naargelang van uw specifieke situatie ook niet vergeten andere instellingen op de hoogte te brengen zoals uw ziekenfonds, het kinderbijslagfonds, uw werkloosheidsbureau e.d.
Absence temporaire de la Belgique : prévenez votre commune !

Vous devez quitter Bruxelles pour quelques temps, à cause de votre travail ou pour raisons familiales mais vous désirez conserver votre domicilie en Belgique durant cette période ? Cela est possible mais sachez qu’il est important d’informer votre commune de cette absence afin d’éviter tout problème administratif. L’Expat Welcome Desk vous en dit plus.

Si vous quittez la Belgique plus de 3 mois, le temps d’un voyage d’affaires par exemple, vous devez déclarer votre départ à la commune.

Comment ?

Il vous suffit de vous rendre à la commune « Service population » et de remplir le formulaire adéquat « absence temporaire »

Ainsi vous conservez votre domicile en Belgique et votre inscription dans le registre national mais la commune indiquera dans le registre que vous êtes « temporairement absent » du territoire.

Conditions ?

Vous pouvez rester domicilié dans votre appartement ou maison en Belgique même si vous n’y vivez pas durant un certain temps, si vous réunissez les conditions suivantes :
  • vous avez à tout moment la possibilité de revenir dans votre domicile (qui ne peut pas être loué à quelqu’un d’autre ; qui doit être meublé, prêt à vous accueillir);
  • la durée de votre absence doit être déterminée.
  • vous avez déclaré votre absence à la commune.


Durée ?

L’absence ne peut durer qu’1 an mais elle peut être renouvelée une seule fois auprès de la commune. Ainsi vous pouvez vous "absenter temporairement" pendant 2 ans !  Après 1 an, si vous n’êtes pas revenu et que vous n’avez pas demandé de renouvellement, la commune peut vous radier.

Exception : certaines personnes peuvent être « absentes temporairement » pendant plus d’1 an. Il s’agit notamment :
  • des détenus (durée de l’absence = durée de la détention) ;
  • des étudiants qui vont étudier à l’étranger ou qui vivent en kot dans une autre commune belge (durée de l’absence = durée des études) ;
  • des mineurs placés en institution ou en prison (durée de l'absence = durée du séjour) ;
  • des travailleurs en mission à l’étranger (durée de l’absence = durée de la mission) ;
  • des militaires, policiers, etc envoyés en mission à l’étranger (durée de l’absence = durée de la mission) ;
  • des personnes absentes pour des raisons de santé (soignées dans un hôpital, un hôpital psychiatrique, une maison de soins et repos*, placées chez un particulier, etc) (durée de l’absence = durée de l’hospitalisation/placement).
*Attention, si vous allez dans une maison de repos qui ne fournit pas de soins, vous pouvez être absent uniquement pour 1 an (renouvelable 1 fois).


Conclusion :

Si vous ne faites pas cette déclaration d’absence temporaire, la commune pourra opérer une radiation d’office en cas de contrôle, ce qui risque de vous causer de nombreux problèmes administratifs puisque votre carte de séjour belge ne sera plus valide et vous ne serez plus inscrit au registre national ! A votre retour en Belgique, vous devrez alors demander à vous réinscrire comme un nouvel arrivant.

Parallèlement à ces démarches, n'oubliez pas, en fonction de votre situation, de prévenir d'autres organismes tels que votre mutuelle, la caisse d'allocations familiales, votre bureau de chômage, etc.