Perhaps you have already encountered one of the following situations: your landlord refuses to come and inspect damp issues in your rental property using the pretext that it is the result of poor maintenance on your part; you’re in the midst of a relationship breakdown and you believe that an amicable separation is the only way out; you have signed a contract to purchase a sofa that has been delivered in a colour that is different to what you had seen in store.
When an individual is in dispute with a third party, either another individual or a company, often an attempt to settle matters amicably is sought and when the other party fails to respond, recourse is then made to a lawyer. However, there is an alternative to legal recourse and that is known as mediation. The Expat Welcome Desk is here to explain it all.
What is mediation?
The Belgian Judicial Code defines mediation as a confidential, structured, and voluntary consultation process between parties in dispute, which takes place with the support of an independent, neutral, and impartial third party who facilitates communication and attempts to guide the parties to find a solution to the issue themselves.
It’s an alternative to going to court, which you can always have recourse to if the mediation does not reach a successful conclusion.
The solution that successfully concludes the mediation process is not a decision imposed by the judge but rather, as stipulated by law, an agreement worked out by the parties themselves.
As this is a consensual procedure, above all it requires the shared desire of the parties to proceed with mediation. Nevertheless, it is also a completely free process: if after one or two meetings, one of the parties believes that the mediation will not succeed, or in any case not to where the party is willing to go, then that party is free to break off the negotiations at any time. Therefore, there are not many risks in attempting mediation, especially as it can be initiated very quickly and for a short amount of time that the parties can set themselves. Generally, two or three meetings of 2 or 3 hours suffice to reach an agreement.
By being in the presence of a third party, the mediator, the dispute is taken away from a face-to-face confrontation between the parties and becomes a triangulation in which the parties explain the causes of the problem to the neutral, independent, and impartial third party. The mediator facilitates communication by following a framework, either strict or flexible, depending on their personality and those of the parties around the table, and stages to bring the parties out of this confrontation of positions (“I demand this”, “I refuse that”).
Unlike a judge, who is bound by the terms of the contract or the law, the mediator may spark creativity between the parties to help them reach a successful solution that goes beyond the scope of the contract and to a certain extent the law (while still respecting public order and family law, the interest of children).
Process
The mediation process goes through the following phases which generally extend over two or three meetings lasting 2-4 hours depending on the complexity of the dispute (a simple dispute can be resolved in a single meeting):
After a listening phase where the “stories” of the parties are heard (narrativephase), during which the mediator listens to the statements and ensures they have fully understood all the ins and outs of the conflict. The mediator then invites the parties to make a list of areas to be addressed (like applications brought before a judge) and determines what seems important to them (lists of interests). These elements shall be considered in the resolution that the parties are seeking.
The parties then come up with the potential solutions, which aim to respond to the different areas listed and what is important to each of the parties. The parties then need to consider one or two offers which encompass the areas, and which are based on the quantified items in an objective way. In this way, the negotiation phase begins based on the offers, where the parties need to keep the interests of the other party in mind, as the solution must be acceptable to all participants in the mediation in order to be accepted. This solution will therefore, in all likelihood, be multifaceted, and more extensive than the legal solution that the judge would be able to find, as, let’s not forget, the parties can go outside the legal framework (such as the contract, general terms and conditions of sale, the law).
What advantages does mediation bring?
The flexibility of the process allows parties to meet very quickly around a table after having appointed the mediator (or after having a mediator appointed by a judge in the case of disagreement). Meetings take place at the times agreed by the participants and the mediator and usually in the mediator’s offices, or on “neutral ground.”
The language of the procedure is not restricted whereas legal proceedings in Brussels must be conducted in French or Dutch. The parties can appoint a mediator with knowledge of the language or languages of the parties.
The process is essentially verbal and relies on few documents, as the mediator prefers to base on the narratives of the parties and possibly the lawyers and in no way on conclusions or written notes. Mediation can therefore be initiated without calling upon a lawyer provided that the balance between the parties is respected (a situation where one party does not have a lawyer while the other party is assisted by counsel is generally not advised by the mediator).
It is also important to know that the process is confidential, which means that whatever is said or negotiated in mediation cannot be used or repeated before the judge. This ensures that the parties can play all their cards on the table without being penalised if no solution is found. Each party can meet the mediator one-to-one, for example to explain the reasons behind their position, disclose information that they do not wish the other party to know…
When an agreement is reached, it is documented by the lawyers or the mediator. Generally, it is executed voluntarily as it has received the approval of both parties involved. However, it may be recognised by the court to make it an enforceable order. As this is an agreement, no appeal on this decision is possible, which limits the time of proceedings.
The success rate for mediation is in the region of 75-80%, sometimes higher, but only those who have accepted mediation can hope to benefit from such a satisfactory agreement!
Where do you find an experienced mediator?
In order to use the title “certified mediator”, it is necessary to follow a training programme, the content of which is established by law and it is also necessary to be recognised by the Federal Mediation Commission of the Belgian Ministry of Justice which holds the list of certified mediators. This stands as a guarantee of the mediator’s professionalism. As this is a service where human relationships are extremely important, it is often reassuring to be able to select someone who has been recommended to you or to be able to look at their website and their professional background. The mediator will generally specialise in civil, commercial or social matters, or family matters. Consequently, you will be able to select the right person according to the nature of your dispute and your affinities.
The mediator is selected by mutual agreement between both parties or by a judge if proceedings between the parties are already under way. Some mediation centres: notably Bmediation https://www.bmediation.eu/, Trialogues https://www.trialogues.be/, CEPANI https://www.cepani.be/ also assist parties and appoint a mediator from their default panel for parties unable to agree on a name.
This article was written in collaboration with Ms Françoise LEWALLE, certified mediator in civil, commercial and social matters.
The Expat Welcome Desk is hosting a mediation workshop on 26 March. If you’re interested in attending, please write to inscription@commissioner.brussels
Een geschil hoeft niet beslecht te worden in de rechtbank
Misschien had u al te maken met één van de volgende situaties: De huisbaas weigert om vochtplekken in uw woning te komen vaststellen en verwijt u slecht onderhoud. Uw relatie staat op springen en u ziet enkel een minnelijke scheiding nog als uitweg. U hebt een contract getekend om een sofa te kopen maar deze wordt geleverd in een andere kleur dan degene die u zag in de winkel.
Als particulieren een geschil hebben met een derde partij, ongeacht of dit een persoon of een bedrijf is, proberen ze vaak eerst een minnelijke schikking te treffen en pas als de andere partij hier niet op reageert, nemen ze contact op met een advocaat. Met bemiddeling bestaat er een alternatief voor een rechtszaak. De Expat Welcome Desk geeft uitleg.
Wat is bemiddeling?
Het Gerechtelijk Wetboek omschrijft bemiddeling als een vertrouwelijk en gestructureerd proces van vrijwillig overleg tussen conflicterende partijen met de medewerking van een onafhankelijke, neutrale en onpartijdige derde die de communicatie vergemakkelijkt en poogt de partijen ertoe te brengen zelf een oplossing uit te werken.
Het is een alternatief voor de rechtbank, waarop men overigens nog steeds een beroep kan doen als bemiddeling geen resultaat oplevert.
De oplossing die via bemiddeling tot stand komt, is geen beslissing die door de rechter wordt opgelegd, maar, zoals de wet het stelt, een akkoord uitgewerkt door de partijen zelf.
Aangezien het om een consensuele procedure gaat, moeten de partijen eerst en vooral samen bereid zijn om in bemiddeling te gaan. Maar het is ook een volledig vrij proces. Als één van de partijen na verloop van enkele bijeenkomsten vindt dat de bemiddeling nergens toe leidt, of alleszins niet in de afgesproken richting, dan staat het deze vrij om de onderhandelingen op elk moment af te breken. Bemiddeling brengt dus niet veel risico's met zich mee, vooral omdat ze heel snel kan worden opgestart en dit voor een korte periode die de partijen zelf kunnen bepalen. Doorgaans volstaan twee of drie bijeenkomsten van 2 of 3 uur om tot een overeenkomst te komen.
De aanwezigheid van een derde partij, de bemiddelaar, leidt het geschil weg van een confronterende face-to-face tussen de geschilpartijen naar een driehoeksgesprek waarin de partijen de oorzaken van het probleem uiteenzetten aan deze neutrale, onafhankelijke en onpartijdige derde partij. De bemiddelaar vergemakkelijkt de communicatie door een kader te hanteren dat strak of soepel kan zijn, afhankelijk van zijn of haar eigen persoonlijkheid en die van de partijen rond de tafel en de stappen die gezet moeten worden om de partijen uit de confronterende standpunten te halen ("ik eis dit", "ik weiger dat").
In tegenstelling tot de rechter, die zich moet houden aan de voorwaarden van het contract of van de wet, kan de bemiddelaar de creativiteit van de partijen stimuleren om hen te helpen tot een oplossing te komen die het keurslijf van het contract en, tot op zekere hoogte, van de wet doorbreekt (met inachtneming van de openbare orde en in het familierecht de belangen van de kinderen).
Het bemiddelingsproces
Het bemiddelingsproces doorloopt een aantal fasen die over het algemeen gespreid zijn over twee of drie bijeenkomsten van 2 tot 4 uur, afhankelijk van de complexiteit van het geschil (een eenvoudig geschil kan in één bijeenkomst worden opgelost):
Na de fase waarin wordt geluisterd naar de "verhalen" van de partijen (de narratiefase), waarbij de bemiddelaar de claims aanhoort en zich ervan vergewist dat hij alle aspecten van het geschil goed heeft begrepen, vraagt hij de partijen een lijst op te stellen van de punten die aan de orde moeten komen (zoals de vorderingen voor een rechter) en stelt hij vast wat voor hen belangrijk lijkt - belangenlijsten. Met deze elementen moet rekening worden gehouden in de oplossing die de partijen nastreven.
Vervolgens stellen deze mogelijkheden voor om tot een oplossing te komen die aansluit bij de verschillende onderwerpen die aan bod zijn gekomen en bij wat voor elke van de partijen belangrijk is. Daarna worden zij geacht één of twee voorstellen doen waarin deze onderwerpen zijn verwerkt en die berusten op objectieve cijfers. Daarmee breekt de onderhandelingsfase aan waarbij de partijen aan de hand van de gedane voorstellen rekening moeten houden met de belangen van de andere partij, want om aanvaard te worden moet de oplossing tegemoetkomen aan alle bij de bemiddeling betrokken partijen. De oplossing omvat dus wellicht vele facetten en zal verder reiken dan de juridische oplossing waartoe een rechter kan komen aangezien de partijen verder kunnen gaan dan het louter juridisch kader (zoals het contract, de algemene verkoopvoorwaarden en de wet).
Welke voordelen biedt bemiddeling?
De soepelheid van het proces zorgt ervoor dat de partijen heel snel nadat zij een bemiddelaar hebben aangesteld (of nadat een rechter dit doet wanneer men het niet eens wordt) rond de tafel kunnen gaan zitten. De bijeenkomsten vinden telkens plaats op een tijdstip dat door de partijen en de bemiddelaar wordt afgesproken, doorgaans in de kantoren van de bemiddelaar, op "neutraal terrein" dus.
De taal van de procedure is vrij, terwijl in gerechtelijke procedures verplicht het Frans of het Nederlands moet worden gebruikt in Brussel. De partijen kunnen een bemiddelaar aanwijzen die bekend is met de taal of talen van de partijen.
De procedure verloopt hoofdzakelijk mondeling en vereist slechts een beperkt aantal documenten aangezien de bemiddelaar bij voorkeur vertrouwt op de verklaringen van de partijen of eventueel de advocaten, maar in geen geval op schriftelijke conclusies of notities. Daarom kan bemiddeling worden opgezet zonder gebruik te maken van een advocaat, zolang het evenwicht tussen de partijen wordt bewaard (een situatie waarin de ene partij geen advocaat heeft en de andere wel, wordt over het algemeen afgeraden door de bemiddelaar).
Het is ook belangrijk om weten dat het proces volledig vertrouwelijk is, wat betekent dat wat er wordt gezegd of onderhandeld tijdens de bemiddeling niet gebruikt of herhaald mag worden in de rechtbank. Dit zorgt ervoor dat de partijen hun kaarten op tafel kunnen leggen zonder dat dit tegen hen kan worden gebruikt als de bemiddeling niet tot een oplossing leidt. Elke partij mag de bemiddelaar onder vier ogen spreken, bijvoorbeeld om de motieven voor het eigen standpunt toe te lichten of om een punt te openbaren waarvan zij niet wenst dat de andere partij op de hoogte wordt gebracht, ......
Zodra er een overeenkomst is bereikt, wordt ze op schrift gesteld door de advocaten of de bemiddelaar. Meestal wordt deze op vrijwillige basis uitgevoerd, omdat beide partijen ermee hebben ingestemd. Het akkoord kan echter ook worden erkend door de rechtbank om er een uitvoerbaar vonnis van te maken. Aangezien het om een overeenkomst gaat, is tegen dit vonnis geen beroep mogelijk, wat de duur van de procedure verkort.
Het slagingspercentage bij bemiddeling ligt rond de 75-80% en zelfs hoger, maar enkel wie ermee instemt om in bemiddeling te gaan, heeft uitzicht op een akkoord dat in die mate tot tevredenheid stemt!
Waar vind ik een ervaren bemiddelaar?
Om de titel "erkend bemiddelaar" te mogen dragen, moet de bemiddelaar een wettelijk vastgestelde opleiding gevolgd hebben en erkend zijn door de Federale Bemiddelingscommissie van het Ministerie van Justitie, die een lijst met erkende bemiddelaars bijhoudt. Dit biedt garanties voor de professionaliteit van de bemiddelaar. Aangezien bij dit soort diensten de menselijke factor erg belangrijk is, kan het prettig zijn om iemand te kiezen die u werd aanbevolen of om op zoek te gaan naar nadere informatie op websites of in de beroepsachtergrond van een aantal bemiddelaars. Deze zijn wel vaker gespecialiseerd in burgerlijke, commerciële, sociale of familieaangelegenheden. Uw keuze zal dus afhangen van de aard van het geschil en van uw eigen affiniteit.
De bemiddelaar wordt in onderling overleg tussen de twee partijen gekozen of door de rechter als de partijen al in een procedure verwikkeld zijn. Er bestaan een aantal centra zoals https://www.bmediation.eu/, Trialogues https://www.trialogues.be/, CEPANI https://www.cepani.be/ die de partijen helpen en standaard een bemiddelaar uit hun panel aanwijzen als zij het niet eens kunnen worden over een keuze.
Dit artikel kwam tot stand met de medewerking van Françoise LEWALLE, een erkend bemiddelaar in burgerlijke, handels- en sociale zaken.
De Expat Welcome Desk organiseert op 26 maart een seminar over bemiddeling. Neem contact op met inscription@commissioner.brussels voor meer informatie.
En cas de litige, quelle alternative au juge ?
Vous avez peut-être déjà été confronté.e à l’une des situations suivantes : Votre propriétaire refuse de venir constater les problèmes d’humidité dans votre logement prétextant qu’il s’agit d’un mauvais entretien de votre part. Votre couple bat de l’aile et vous êtes convaincu.e qu’une séparation à l’amiable est la seule issue. Vous avez signé un contrat pour l’achat d’un canapé qui vous est livré dans une autre couleur que celle vue en magasin.
Lorsqu’un particulier est en litige avec un tiers, personne physique ou société, il procède souvent à une tentative de règlement amiable et en cas de silence du correspondant il recourt à un avocat. Mais il existe une alternative à la voie judiciaire qui est celle de la médiation. L’Expat Welcome Desk vous explique tout.
Qu’est-ce que la médiation?
Le Code judiciaire définit la médiation comme un processus confidentiel et structuré de concertation volontaire entre parties en conflit qui se déroule avec le concours d’un tiers indépendant, neutre et impartial qui facilite la communication et tente de conduire les parties à élaborer elles-mêmes une solution.
C’est une alternative au tribunal, auquel on pourra toujours avoir recours, si la médiation n’aboutissait pas.
La solution à laquelle aboutit la médiation n’est pas une décisionimposée par le juge mais, comme le précise la loi, un accord élaboré par les parties elles-mêmes.
S’agissant d’une procédure consensuelle, il faut avant tout une volonté commune des parties pour aller en médiation. Cependant, c’est aussi un processus totalement libre : si après une ou deux réunions, une des parties pense que la médiation ne la mènera nulle part, ou en tout cas pas là où elle est d’accord d’aller, alors elle est libre de rompre à tout moment les pourparlers. Il n’y a donc pas beaucoup de risques à tenter la médiation, surtout qu’elle peut être mise en route très vite et pour une période courte que les parties pourront fixer. Généralement, deux ou trois réunions de 2 ou 3 heures suffisent à trouver une entente.
Le fait d’être en présence d’un tiers, le médiateur, fait sortir la dispute d’un face-à-face confrontationnel des parties en litiges pour entrer dans une triangulation où les parties expliquent à ce tiers, neutre, indépendant et impartial, les causes du problème. Le médiateur facilite la communication en suivant un cadre, strict ou flexible, selon sa personnalité et celles des parties autour de la table, et des étapes pour faire sortir les parties de cette confrontation des positions (« j’exige ceci », « je refuse cela »).
Contrairement au juge qui est tenu par les termes du contrat ou de la loi, le médiateur peut susciter la créativité des parties pour les aider à aboutir à une solution qui sortirait du carcan du contrat et dans une certaine mesure de la loi (tout en respectant l’ordre public et en droit familial, l’intérêt des enfants).
Processus
Le processus de médiation passe par les phases suivantes qui s’étalent généralement sur deux ou trois réunions de 2 à 4 heures selon la complexité du litige (un litige simple peut se régler en une seule réunion):
Après une phase d’écoute des « histoires » des parties (phase de narration), durant laquelle le médiateur entend les revendications et s’assure avoir bien compris tous les tenants et aboutissants du conflit, il invite les parties à faire la liste des sujets à aborder (comme les demandes devant un juge) et détermine ce qui leur semble important - listes des intérêts. Ces éléments devront être pris en compte dans la solution que les parties recherchent.
Elles émettront ensuite des pistes de solution, qui cherchent à répondre aux différents sujets énoncés et à ce qui est important pour chacune des parties. Elles devront ensuite réfléchir à une ou deux offres qui englobent les sujets et qui reposent sur des éléments chiffrés de façon objective. Commence ainsi la phase de négociation sur base des offres, où les parties devront garder à l’esprit l’intérêt de l’autre partie, car la solution doit plaire à tous les intervenants en médiation pour être acceptée. Cette solution sera donc vraisemblablement multi-facettes, et plus riche que la solution juridique que le juge pourra trouver, puisque les parties, rappelons-le, peuvent sortir du cadre juridique (tel que le contrat, les conditions générales de vente, la loi),.
Quels avantages apportent la médiation ?
La flexibilité du processus permet aux parties de se retrouver très vite autour d’une table après avoir désigné (ou fait désigner par un juge en cas de désaccord) le médiateur. Les réunions se font aux heures convenues par les intervenants et le médiateur et ont lieu le plus souvent dans les locaux du médiateur, soit un « terrain neutre ».
La langue de la procédure est libre alors que celle des procédures judiciaires à Bruxelles est obligatoirement le français ou le néerlandais. Les parties peuvent désigner un médiateur ayant la connaissance de la langue ou des langues des parties.
Le processus est essentiellement verbal et repose sur peu de documents, le médiateur préférant se fonder sur les narratifs des parties et éventuellement des avocats et en aucune façon sur des conclusions ou des notes écrites. La médiation peut donc se mettre en place sans faire appel à un avocat tant que l’équilibre entre les parties est respecté (le fait qu’une partie serait sans avocat alors que l’autre est assisté par un conseil est généralement déconseillé par le médiateur).
Il est aussi important de savoir que le processus est confidentiel, ce qui veut dire que ce qui se dit ou est négocié en médiation, ne peut être utilisé ou répété devant le juge. Ceci assure que les parties peuvent jouer cartes sur table sans être pénalisées si aucune solution n’était trouvée. Chaque partie peut rencontrer le médiateur seul-à-seul, par exemple pour lui expliquer les raisons de sa position, dévoiler un point qu’elle ne souhaite pas faire connaître à l’autre,….
Lorsqu’un accord est conclu, il est mis par écrit par les avocats ou le médiateur. Généralement, il est exécuté volontairement, puisqu’il a reçu l’assentiment des deux intervenants. Mais il peut être homologué par le tribunal pour en faire un jugement exécutoire. S’agissant d’un accord, aucun appel de ce jugement n’est possible, ce qui limite le temps d’une procédure.
Le taux de réussite en médiation est de l’ordre de 75 à 80 %, voire plus, mais seuls ceux qui ont accepté la médiation peuvent espérer bénéficier d’un accord aussi satisfaisant !
Où trouver un médiateur expérimenté ?
Pour porter le titre de « médiateur agréé », il faut avoir suivi une formation dont le contenu est fixé par la loi et se faire reconnaître par la Commission fédérale de médiation du ministère de la justice qui tient la liste des médiateurs agréés. Ceci est donc un gage de professionnalisme du médiateur. S’agissant d’une prestation de service, où le rapport humain est très important, il est rassurant de choisir quelqu’un dont les références vous ont été recommandées ou de regarder son site web et son parcours professionnel. Le médiateur s’est généralement spécialisé dans les matières civiles, commerciales et sociales ou les matières familiales. Par conséquent, vous choisirez en fonction de la nature de votre litige et de vos affinités.
Le médiateur est choisi de commun accord par les deux parties, ou par le juge si les parties sont déjà en procédure. Certains centres: notamment Bmediation https://www.bmediation.eu/, Trialogues https://www.trialogues.be/, CEPANI https://www.cepani.be/ aident également les parties et désignent un médiateur de leur panel à défaut pour les parties de s’entendre sur un nom.
Cet article a été écrit avec la collaboration de Madame Françoise LEWALLE, médiatrice agréée en matières civiles, commerciales et sociales auprès du cabinet Alterys.
L’Expat Welcome Desk organisera un séminaire le 26 mars prochain sur la médiation. Si vous êtes intéressé n’hésitez pas à nous contacter via inscription@commissioner.brussels
