Embarking on an administrative process of some kind or obtaining a document from a public service can often take time. For this reason, various virtual service windows have now been introduced, including IRISbox, which enables you to undertake your administrative processes online. How do you go about it? Who can access the service? Which documents can you obtain? Let the Expat Welcome Desk be your guide.
What is IRISbox?
IRISbox is the electronic service window for the government departments of the Brussels Capital Region and is available in three languages (FR, NL & EN). In the same way as Tax-on-web for tax returns, 1819.brussels for business owners, or Osiris for construction sites operating in the Brussels Region, IRISbox is a virtual service window that has been introduced to help members of the public save time in their dealings with the authorities. Using IRISbox, an enquiry can be made at any time from anywhere. This platform also has benefits for government departments, because it helps to reduce their administrative workload.
How do you connect to IRISbox?
The IRISbox platform can be accessed using a computer, tablet or smartphone.
You can connect to IRISbox in three different ways:
eID
eID is the identity card (for Belgians) or residency card (for non-Belgians) that is issued by your local authority where you live. eID enables you, using the appropriate card-reader, to connect securely to the public services online.
Important: eID is not the same as the Special Identity Card (CIS). If you hold a CIS, please refer to the digital key authentication system explained below to be able to carry out administrative procedures online with Belgian government departments.
itsme app
itsme® is a digital mobile identity application. itsme® can be installed directly on your smartphone using your eID or bank card. After installation, itsme® will enable you to authenticate yourself on your computer, tablet or telephone whenever you want to connect with public services online.
Digital key
This procedure is aimed mainly at people who do not know how to use the online procedure via eID or itsme® - and especially at holders of special identity cards.
To become the holder of a digital key, we invite you to go to the nearest register office and make sure you have an e-mail box.
Seethe list of local register offices to find out which cities and towns also act as registrars for non-residents. Go to this website: Requesting and activating digital keys and make an appointment with the Population and Civil Registry in these towns or municipalities in order to obtain a digital key.
What are the possible procedures?
As a private individual or business, you can carry out various processes and procedures online with both regional and local authorities.
Regional:
Regional tax: applications for reimbursement, exemption or deferment (SPRB - Bruxelles Fiscalité);
Soil: certificates (Bruxelles Environnement);
Company travel plans (Bruxelles Environnement).
Local authority
As a private individual, you can obtain documents such as:
Composition of household;
Copy of birth certificate;
Copy of criminal record;
Local resident card (parking);
Residency certificate;
Nationality certificate;
Residency certificate with address history;
Proof of life certificate;
Declaration of change of address;
Exemption in the event of spikes in pollution
Copy of death certificate;
Copy of divorce certificate;
Copy of marriage certificate;
Reservation of roadside space.
You can also complete an interactive form to request your documents, as well as to carry out various administrative procedures, such as:
Making an appointment with a local authority department;
Notifying your change of address;
Lodging an application for enrolment at a local school (nursery and/or primary education).
In instances where a fee is charged for certain documents, transactions are carried out by credit or debit card, depending on the department concerned, via the secure Ogone/Ingenico integrated electronic payment platform.
If you are unable to find your document or how to carry out a procedure, you can insert the corresponding keyword in the search bar for easy access.
Are all of these services accessible via this platform for all 19 communes in Brussels?
Unfortunately not. The actual range of services available on IRISbox may differ from one commune to the next. For all administrative processes and procedures not available on IRISbox for your local authority, we suggest you visit the website for the specific commune where you live in order to obtain more assistance with your enquiry.
IRISBOX, het virtueel loket van het Brussels Gewest
Het kan bijzonder tijdrovend zijn om bij een openbare dienst formaliteiten te vervullen of een document te bemachtigen. Daarom zijn meerdere virtuele loketten in het leven geroepen zoals IRISbox, waar u online terechtkunt voor administratieve handelingen. Hoe werkt het? Wie heeft toegang? Welke documenten kun je er krijgen? De Expat Welcome Desk is uw gids.
Wat is IRISbox ?
IRISbox is het elektronisch loket van de besturen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en werkt in drie talen (FR, NL & EN). Net zoals Tax-on-web voor belastingaangiften, 1819.brussels voor ondernemers en Osiris voor opstartende werven in het Brussels Gewest is IRISbox een virtueel loket dat is opgezet om de burger tijd te besparen. Een aanvraag kan immers gebeuren om het even wanneer en van om het even waar. Het platform biedt ook voordelen voor de administratie omdat er minder administratieve rompslomp bij komt kijken.
Hoe logt u in?
Het platform is toegankelijk vanaf een computer, tablet of smartphone.
Er zijn drie manieren om verbinding te maken met IRISbox:
De eID
De eID is de identiteitskaart (voor Belgen) of verblijfskaart (voor niet-Belgen) die door de gemeente van uw hoofdverblijfplaats wordt uitgereikt en die u gebruikt om met behulp van een aangepaste kaartlezer beveiligd in te loggen bij online overheidsdiensten.
Opgelet, een eID is niet hetzelfde als een speciale identiteitskaart (CIS). Bent u houder van een CIS, maak dan gebruik van de hieronder beschreven login met digitale sleutel om online administratieve procedures bij de Belgische overheid af te handelen
De app itsme
Itsme® is een mobiele digitale identiteitstoepassing. De app wordt rechtstreeks op uw smartphone geïnstalleerd met behulp van uw eID of bankkaart. Na de installatie legitimeert u zich via itsme® met uw computer, tablet of telefoon telkens wanneer u verbinding wenst te maken met online openbare diensten..
Een digitale sleutel
Deze procedure is vooral bedoeld voor burgers die de online procedure via eID of itsme® niet kunnen gebruiken, zoals bijvoorbeeld houders van de speciale identiteitskaart.
Om een digitale sleutel te verkrijgen, gaat u naar het dichtstbijzijnde registratiekantoor en kijkt u alvast na of u over een bruikbare e-mail beschikt.
Raadpleeg de lijst van lokale registratiekantoren om na te gaan welke steden en gemeenten ook optreden als registratiekantoor voor niet-ingezetenen. Hiervoor kunt u terecht op Aanvraag en activatie van digitale sleutels | DG Digitale Transformatie (bosa.be) waar u een afspraak kunt maken met de dienst bevolking van een stad of gemeente om de digitale sleutel te verkrijgen.
Welke formaliteiten kun je afhandelen?
Als particulier of bedrijf kunt u online meerdere administratieve handelingen verrichten, zowel voor het Gewest als voor uw gemeente.
Op gewestelijk niveau:
Gewestbelasting: verzoeken om terugbetaling, vrijstelling of betalingsspreiding (GOB – Brussel Fiscaliteit);
Bodem: attest (Leefmilieu Brussel);
Bedrijfsvervoerplannen (Leefmilieu Brussel).
Op gemeentelijk niveau
Als privépersoon kunt u bijvoorbeeld de hieronder vermelde documenten aanvragen:
Gezinssamenstelling;
Uittreksel geboorteakte;
Uittreksel strafregister;
Bewonerskaart (parkeren);
Attest van hoofdverblijfplaats;
Attest van nationaliteit;
Attest van hoofdverblijfplaats met historiek;
Attest van leven;
Verklaring van adreswijziging;
Afwijking bij een vervuilingspiek;
Uittreksel uit de overlijdensakte;
Uittreksel uit de echtscheidingsakte;
Uittreksel uit de huwelijksakte;
Aanvraag van een plaatsreservatie op straat.
Ook kunt u een interactief formulier invullen om uw documenten aan te vragen of om uiteenlopende administratieve handelingen te verrichten zoals:
Een afspraak maken bij een dienst van het gemeentebestuur;
Een adreswijziging doorgeven;
Een inschrijving aanvragen voor een leerling in een gemeenteschool (kleuter- en/of lager onderwijs).
Wanneer voor bepaalde documenten kosten worden aangerekend, gebeuren de verrichtingen met een krediet- of debetkaart, afhankelijk van de betrokken administratie, via het beveiligde geïntegreerde elektronische betalingsplatform Ogone/Ingenico.
Vindt u het document of de procedure niet, voer dan het overeenkomstige trefwoord in de zoekbalk in en u krijgt vlot toegang.
Biedt het platform toegang tot al deze diensten voor de 19 gemeenten?
Helaas niet. Het reële dienstenaanbod op IRISbox kan per gemeente verschillen. Voor alle administratieve handelingen die op IRISbox niet beschikbaar zijn voor uw gemeente verwijzen wij u naar de website van uw woonplaats voor meer ondersteuning bij uw vraag.
IRISbox, le guichet virtuel de la région bruxelloise
Réaliser une démarche ou obtenir un document auprès d’un service public est une démarche qui peut prendre parfois du temps. C’est pourquoi, différents guichets virtuels ont été mis en place dont IRISbox, qui vous permet d’entreprendre vos démarches administratives en ligne. Comment procéder ? Qui peut y accéder ? Quels documents pouvez-vous obtenir ? L’Expat Welcome Desk vous guide.
Qu'est-ce que IRISbox ?
IRISbox est le guichet électronique des administrations de la Région de Bruxelles-Capitale, disponible en trois langues (FR, NL & EN). A l’instar de Tax-on-web pour les déclarations fiscales, de 1819.brussels pour les entrepreneurs ou encore d’Osiris pour les chantiers entrepris en région bruxelloise, IRISbox est un guichet virtuel mis en place afin de faire gagner du temps au citoyen. En effet, la demande peut être effectuée n’importe quand et de n’importe où. Cette plateforme est aussi un avantage pour l’administration car il y a moins de charges administratives à effectuer.
Comment s’y connecter ?
Cette plateforme est accessible via un ordinateur, une tablette ou encore un smartphone.
Vous pouvez vous connecter à IRISbox de trois manières différentes :
L’eID
L’eID est la carte d’identité (pour les belges) ou de séjour (pour les non belges) délivrée par votre commune de résidence et qui vous permet, au moyen d’un lecteur de carte adapté, de vous connecter de manière sécurisée auprès des services publics en ligne.
Attention, une eID n’est pas similaire à la carte d’identité spéciale (CIS). Si vous êtes détenteur d’une CIS, référez-vous au système d’authentification par clé numérique expliqué ci-dessous pour pouvoir réaliser des démarches administratives en ligne auprès des administrations publiques belges.
L’application itsme
Itsme® est une application mobile d’identité numérique. Elle s’installe directement sur votre smartphone, à l’aide de votre eID ou de votre carte bancaire. Après installation, itsme® vous permettra de vous authentifier sur votre ordinateur, votre tablette ou encore votre téléphone lorsque vous souhaiterez vous connecter aux services publics en ligne.
La clé numérique
Cette procédure s’adresse principalement aux citoyens qui ne savent pas utiliser la procédure en ligne via eID ou itsme®, et notamment les détenteurs de cartes d’identité spéciales.
Afin d’être détenteur d’une clé numérique, nous vous invitons à vous rendre dans le bureau d’enregistrement le plus proche et de vous assurer que vous disposez d’une boite e-mail.
Référez-vous à la liste des bureaux d’enregistrement locaux pour connaitre les villes et communes qui font également office de bureau d’enregistrement pour les non-résidents. Rendez-vous sur Demande et activation de clés numériques | DG Transformation Digitale (bosa.be) et prenez rendez-vous auprès du service de la population de ces villes ou communes afin d’obtenir cette clé numérique.
Quelles sont les démarches possibles ?
Vous pouvez effectuer différentes démarches en ligne, tant au niveau régional que communal en tant que particulier ou en tant qu’entreprise.
Au niveau régional: - Taxe régionale : demandes de remboursement, d’exonération ou d’échelonnement (SPRB - Bruxelles Fiscalité) - Sols : attestation (Bruxelles Environnement) - Plan de déplacement entreprises (Bruxelles Environnement)
Au niveau communal
En tant que particulier, vous pouvez obtenir par exemple les documents :
Composition de ménage ;
Extrait d’acte de naissance ;
Extrait du casier judiciaire ;
Carte de riverain (stationnement) ;
Certificat de résidence ;
Certificat de nationalité ;
Certificat de résidence avec historique d'adresse ;
Certificat de vie ;
Déclaration de changement d'adresse ;
Dérogation en cas de pic de pollution ;
Extrait d'acte de décès ;
Extrait d'acte de divorce ;
Extrait d'acte de mariage ;
Réservation d'emplacement en voirie.
Vous pouvez également remplir un formulaire interactif afin de demander à la fois vos documents mais aussi exécuter diverses démarches administratives telles que :
Prendre rendez-vous auprès d’un service d’une administration communale
Signaler votre changement d’adresse
Introduire une demande d’inscription scolaire dans une école communale (enseignement maternel et/ou primaire)
Lorsque certains documents sont payant les transactions se font par carte de crédit ou de débit, dépendant de l’administration concernée, via la plate-forme sécurisée de paiement électronique intégré Ogone/Ingenico.
Si vous ne parvenez pas à trouver votre document ou comment accomplir une démarche, vous pouvez insérer le mot-clé correspondant à celle-ci dans la barre de recherche afin d’y accéder facilement.
Tous ces services sont-ils accessibles via cette plateforme pour les 19 communes bruxelloises ?
Malheureusement non. En effet, l’offre effective de services sur IRISbox peut différer d’une commune à l’autre. Pour toutes les démarches administratives non disponibles sur IRISbox pour votre commune, nous vous invitons à vous référer au site web de votre commune de résidence afin d’obtenir plus d’aide quant à votre requête.
