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L'Expat Welcome Desk recrute!


A propos de l’employeur :

Le Commissariat à l’Europe et aux Organisations Internationales (CEOI) a été créé fin 2014 par le Gouvernement de la Région Bruxelles-Capitale en vue d’accueillir toutes les organisations internationales établies à Bruxelles pour qu'elles puissent fonctionner dans les meilleures conditions et se développer en harmonie avec le développement de la Région et les besoins de ses habitants.

Le CEOI est composé de deux cellules :
  • La cellule liaison institutionnelle qui assure un rôle de « go-between » entre les pouvoirs publics bruxellois et les institutions européennes et internationales, pour toutes les demandes qui relèvent des compétences régionales, notamment en matière d’urbanisme, de sécurité, de mobilité et d’aménagement de l’espace public.
  • La cellule Expat Welcome Desk (EWD)  qui fournit une assistance administrative aux personnes qui s’établissent en Région de Bruxelles-Capitale dans le cadre de leurs activités professionnelles tant au sein qu'autour des institutions européennes et internationales.

L’Expat Welcome Desk :

L’EWD a comme première vocation de répondre à toutes les questions des personnes issues de la communauté internationale liées à leur installation et leur séjour à Bruxelles. L’EWD offre à ses visiteurs des conseils personnalisés par e-mail, par téléphone, mais aussi lors de rendez-vous. Il s’agit d’un service indépendant et gratuit, donné en trois langues (EN, FR, NL). Les sujets traités sont variés et portent principalement sur les matières suivantes : relecture de baux, l’inscription à la commune et le séjour, les taxes, les questions liées à la sécurité sociale, les permis de travail…. L’EWD est composée d’une équipe de 3 personnes et dispose de deux bureaux : le bureau principal situé Avenue d’Auderghem 63 à Etterbeek ainsi qu’une antenne délocalisée au Parlement européen.
 

Description générale de la fonction :

Le collaborateur/la collaboratrice devra :
  • Intégrer la cellule EWD et travailler principalement Avenue d’Auderghem sous la supervision de la responsable de la cellule mais également assurer régulièrement une permanence à l’antenne au Parlement européen;
  • Fournir de l’assistance administrative et des conseils à tous les expatriés qui s’installent à Bruxelles dans le cadre de leurs activités liées ou non aux institutions européennes. Cette assistance se fait par e-mail, téléphone ou lors de rendez-vous et englobe tous les aspects de l’installation et du séjour à Bruxelles : vérification du contrat de bail, inscription à la commune, conseils en matière de travail, permis de séjour, sécurité sociale, taxation, permis de conduire…;
  • Effectuer les démarches nécessaires auprès des administrations bruxelloises afin de résoudre certains dossiers;
  • Participer à des séances d’information pour certains groupes cibles au sein des institutions européennes (stagiaires, conjoints de fonctionnaires) afin d’y donner des présentations sur leur installation à Bruxelles (en anglais);
  • Participer à des stands d’information et séminaires en dehors de son lieu de travail et exceptionnellement en dehors des heures habituelles ou pendant le week-end (heures pouvant être récupérées);
  • Aider la responsable de la cellule dans la rédaction des sujets pour la newsletter, de courriers et notes diverses en fonction des problèmes rencontrés dans certaines matières.


 

Profil requis :

  • Etre titulaire d’un master ou d’un bachelier. Le droit n’est pas une obligation mais est un atout (droit des étrangers, baux, fiscalité…);
  • Maîtrise parfaite de l’anglais (écrit et oral) + connaissance approfondie du français et/ou néerlandais;
  • Quelques années d'expérience dans un service public ou un environnement juridique ou administratif;
  • Excellentes aptitudes en matière de communication et à l’écrit;
  • Capacité à rechercher et analyser l’information de manière autonome et rigoureuse;
  • Capacité à résoudre rapidement les problèmes/questions et à conseiller judicieusement;
  • Sens de l’accueil et de l’écoute;
  • Excellente présentation;
  • Flexibilité.


 

Offre :

Vous êtes intéressé.e à rejoindre une petite équipe conviviale et motivée, prêt.e à partager une expérience enrichissante dans un environnement international, dans lequel vous aurez l’occasion d’être en contact avec les institutions européennes et internationales mais également avec les administrations belges et bruxelloises ?

Nous vous offrons :
  • Contrat à durée indéterminée, temps plein
  • Rémunération en fonction du diplôme et de l’expérience
  • 13ème mois complet
  • Chèques-repas
  • Abonnement STIB
 

Comment postuler ?

Vous pouvez faire parvenir votre candidature avant le 15 novembre au plus tard en envoyant votre cv avec lettre de motivation à Amélie BOVY, via e-mail à l’adresse suivante : abovy@commissioner.brussels
Het Commissariaat voor Europa en de Internationale Organisaties is op zoek naar een gemotiveerde medewerker (v/m) voor het onthaal van en administratieve assistentie aan de internationale gemeenschap in Brussel.


De werkgever:

Het Commissariaat voor Europa en de Internationale Organisaties (CEIO) werd eind 2014 door de Regering van het Brussels-Hoofdstedelijk Gewest opgericht met het oog op het onthaal van alle internationale instellingen gevestigd in het Brussels-Hoofdstedelijk Gewest opdat zij in optimale omstandigheden zouden kunnen werken en zich verder ontplooien in harmonie met de ontwikkeling van het gewest en zijn inwoners.

Het CEIO bestaat uit twee units:
  • De Institutionele desk vervult een rol van “go-between” tussen de Brusselse overheden en de Europese en internationale instellingen voor alle vragen die betrekking hebben op gewestelijke bevoegdheden zoals stedenbouw, veiligheid, mobiliteit en aanleg van de openbare ruimte
  • De Expat Welcome Desk (EWD) biedt administratieve ondersteuning aan personen die zich in het kader van hun beroepsactiviteit in en rond de Europese en internationale instellingen in Brussel vestigen en wil het onthaal van deze groep mensen in ons Gewest zo vlot als mogelijk laten verlopen.



De Expat Welcome Desk:

De EWD heeft als eerste doel antwoorden te verstrekken op alle vragen van personen uit de internationale gemeenschap met betrekking tot hun vestiging en hun verblijf in Brussel. De EWD verstrekt zijn bezoekers gepersonaliseerd advies per e-mail, per telefoon, maar ook aan de hand van individuele afspraken. Het is een onafhankelijke en kosteloze dienstverlening in drie talen (NL, EN, FR). Daarbij worden uiteenlopende onderwerpen behandeld die voor het grootste deel betrekking hebben op wonen, inschrijving en verblijf, taksen en belastingen…

De drie personeelsleden van de EWD zijn actief in twee kantoren:

  • Het hoofdkantoor bevindt zich in het CEIO, Oudergemlaan 63 in Etterbeek;
  • Het antenne in het hoofdgebouw van het Europees Parlement.

 

Algemene beschrijving van de functie:

De medewerker zal:
  • Deel uitmaken van de Expat Welcome Desk onder de supervisie van de juridische adviseur en hoofdzakelijk tewerkgesteld zijn in het kantoor aan de Oudergemlaan maar eveneens regelmatig een permanentie verzekeren in onze antenne in het Europees Parlement;
  • Administratieve assistentie verlenen en advies geven aan expats die zich in Brussel vestigen in het kader van hun activiteiten al dan niet gerelateerd aan de Europese instellingen. Deze assistentie gebeurt per e-mail, telefoon, of tijdens een afspraak en kan slaan op alle aspecten van hun verblijf en/of vestiging in Brussel : nalezen van een huurcontract, inschrijving bij de gemeente, advies in het kader van hun tewerkstelling,  sociale zekerheid, belastingen, rijbewijs, …;
  • De nodige stappen ondernemen bij de Brusselse administraties om dossiers op te lossen;
  • Deelnemen aan informatiesessies voor bepaalde doelgroepen binnen de Europese instellingen (stagiaires, echtgenotes van ambtenaren, etc..) en er desgevallend een presentatie geven over hun vestiging in Brussel;
  • Deelnemen aan informatiestands en seminaries buiten de werkplek, uitzonderlijk buiten de werkuren of tijdens het WE (overuren worden gerecupereerd);
  • De verantwoordelijke van de cel helpen bij het schrijven van artikels voor de newsletter, het opmaken van briefwisseling  en inhoudelijke nota’s.


 

Profiel:

  • Beschikken over een bachelor of masterdiploma. Recht is geen voorwaarde, maar wel een troef (bv. kennis over vreemdelingenrecht, huurwetgeving, noties fiscaliteit …);
  • Een perfecte kennis van het Engels (gesproken en geschreven) is wel een must ; grondige kennis van het Nederlands en/of het Frans;
  • Uitstekende vaardigheden inzake communicatie en een goede pen;
  • Enkele jaren ervaring in een administratie, publieke dienstverlening of juridische omgeving;
  • Capaciteit om autonoom en grondig een dossier te analyseren en oplossingen te zoeken;
  • Capaciteit om snel te werken en een advies te kunnen formuleren;
  • Zin voor onthaal en luisterend oor;
  • Verzorgd en professioneel voorkomen;
  • Flexibel.



Aanbod:

U komt terecht in een klein, gemotiveerd team en een aangename werkomgeving  en krijgt de mogelijkheid om een verrijkende werkervaring op te doen in een internationale omgeving waar u vaak contact heeft met zowel Europese en internationale organisaties,  als Belgische en Brusselse administraties en hun medewerkers.

Wij bieden u:

  • Een voltijds contract voor onbepaalde duur
  • Verloning op basis van uw diploma en ervaring
  • 13e maand aan 100%
  • Maaltijdchèques
  • MIVB Abonnement

Hoe solliciteren?

Bezorg uw CV met motivatie uiterlijk op 15 november 2022 aan Amélie Bovy via abovy@commissioner.brussels