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Registration in your commune

When you arrive in Belgium you are required to complete certain administrative formalities, including registration in the commune where you live. How do you go about this? What are the various steps involved? What effect can this have on other rights and obligations? The Expat Welcome Desk explains everything...


The concepts of domicile and residence

It is important to distinguish between the concepts of "domicile" and "residence".

Domicile is freely chosen and results from the combination of a material element and an intentional element. The material element is the "principal establishment" of a person. In other words, it is the place where a person has his home, where he works, and where his wealth, family relationships and permanent attachments are centred. The intentional element is the will to establish oneself in this place and this intention is demonstrated by the express declaration made in the commune.

On the other hand, residence is the place where a person actually lives. No criterion of intention is required to determine residence and a person may have more than one. Residence can be proven by any legal means because it is a concept of fact.

However, one can have only one principal residence and it is this one which is taken into account from an administrative point of view, including registration in the commune.


Entry in commune registers

In order to be entered in the commune registers and to have your principal residence recorded, you must make a specific request to the commune authorities and justify the reason for your request (work, family reunification, job-seeker, holder of sufficient resources, etc.).

The Brussels-Capital Region consists of 19 communes (municipalities) and each one has its own way of operating. Depending on the commune, you can make an appointment with the “service for foreigners” to submit your residence application either on the commune website, by telephone or by visiting the commune’s administrative centre. You should enquire beforehand because the documents you need to provide will differ depending on your status and nationality.

After this first appointment at the commune, you will be given an attachment (it differs depending on whether you are a EU or non-EU citizen) as well as your provisional national register number. This number consists of 11 digits, starting with your date of birth in reverse order. This number is used to identify you in the Belgian system and is needed to complete various administrative formalities.

In order to establish residence – in other words, to verify that a person actually lives at the address indicated as their main residence – the commune will ask the police (a local officer) to carry out an investigation (2nd step). To be actually living at the address given to the commune at the time of registration is therefore the one and only condition for residence.

If the local officer's report is positive, the commune will register the person concerned as having the right to residence in one of the civil status registers. The commune will then call you back to finalise your registration.

For more detailed information on the practical steps and information required for registration in your commune, we invite you to read the section Residence formalities on our website.


Effect on your other rights

Registering with the commune where you live is compulsory from a legal point of view, but it also affects your rights.

In order to receive child benefits, the only common criterion with the various federated entities is the child's right of residence, which is confirmed by his or her registration in the Belgian national register. It is therefore compulsory to register your child with a Belgian commune in order to receive child benefits.

Similarly, if you want to open a bank account you must provide proof of your identity and prove with an official document (for example, a certificate from your commune) that your principal residence is in Belgium.

Registration with the commune is also required in order to register with a mutual insurance company and thereby have your medical costs reimbursed.

If you wish to apply for social assistance provided by the Public Welfare Centre (CPAS/OCMW), you must first have been registered since the office that handles your application will be the one in the commune where you are resident (at the date of the application for assistance).

To obtain a parking permit to park in your street, your commune will ask you for proof of your registration. The registration of your vehicle in Belgium can also only be completed on the basis of your commune registration.

Once registered with the commune, you will receive your annual tax declaration form and will be presumed to be a Belgian tax resident.

Finally, you will also be entitled to vote in local and/or European elections under certain conditions.

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For more information: contact your commune of residence or visit their website.

The Expat Welcome Desk is here to help you during this period! Don’t hesitate to contact us.
Wanneer u in België aankomt, wordt u geacht een aantal administratieve formaliteiten te vervullen zoals de inschrijving in de gemeente waar u gaat wonen. Hoe gaat u daarvoor tewerk? Welke stappen zijn hiervoor nodig? Welke impact heeft dit op uw andere rechten en plichten? De Expat Welcome Desk vertelt het u!

 

De begrippen woonplaats en verblijfplaats


« Woonplaats » en « verblijfplaats » zijn twee afzonderlijke begrippen die goed van elkaar moeten worden onderscheiden.

De keuze van woonplaats is vrij en omvat een materieel en een intentioneel aspect. Het materieel element is de plaats waar de persoon zich vestigt en waar deze dus woont, van waaruit deze zijn zaken beheert, de zetel van zijn goederen, zijn thuishaven en die van zijn gezin. Het intentioneel aspect is de wil om zich op die plaats te vestigen, een intentie die moet blijken uit een uitdrukkelijke verklaring bij de gemeente.

De verblijfplaats is de plaats waar de persoon effectief verblijf houdt. Er zijn geen criteria verbonden aan de keuze van een verblijfplaats en één persoon kan er meerdere hebben. De verblijfplaats kan met elk rechtsmiddel worden aangetoond omdat het een feitelijk begrip is.

Toch kan men slechts één enkele hoofdverblijfplaats hebben. Dat is het adres dat vanuit administratief oogpunt in aanmerking wordt genomen en dat dus geldt voor de inschrijving in de gemeente.

 

Inschrijving in het bevolkingsregister van de gemeente


Om te worden ingeschreven in het register van de gemeente en er uw hoofdverblijfplaats te registreren, bent u verplicht zich uitdrukkelijk tot de gemeentelijke overheid te richten en de reden van uw verzoek te verantwoorden (werk, gezinshereniging, werkzoekende, beschikken over voldoende middelen…). Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest beslaat 19 gemeenten en elke gemeente heeft haar eigen manier van werken. U maakt een afspraak met de dienst vreemdelingen om uw verzoek tot inschrijving kenbaar te maken. Afhankelijk van de gemeente gebeurt dit via de website, per telefoon of ter plaatse. Kijk dit vooraf even na, want in functie van uw statuut en nationaliteit moeten andere documenten worden ingediend.

Na deze eerste afspraak op de gemeente wordt u een bijlage verstrekt (die verschilt naarmate u al dan niet een EU-burger bent) en krijgt u een voorlopig nummer in het rijksregister. Dit bestaat uit 11 cijfers en begint met uw geboortedatum in omgekeerde volgorde. Met dit nummer wordt u geïdentificeerd in het Belgisch systeem, wat nodig is om een heel aantal administratieve handelingen te verrichten.

Om de verblijfplaats vast te stellen en dus na te gaan of de betrokkene ook werkelijk woont op de plaats die als hoofdverblijfplaats is vermeld, voert de politie (de wijkagent) op verzoek van de gemeentelijke overheid een onderzoek (tweede stap). Het feit dat de betrokkene ook werkelijk woont op de plaats die aan de gemeente is gemeld, is daarmee de enige voorwaarde die aan de domiciliëring verbonden is.

Is het advies van de wijkagent positief, dan gaat de gemeente over tot inschrijving van de persoon in één van de registers van de burgerlijke stand voor een verblijfsrecht. Zij contacteert u nadien om de inschrijving af te ronden.

Voor meer informatie over de praktische modaliteiten en gegevens die nodig zijn voor de inschrijving bij de gemeente kunt u steeds terecht in de rubriek Residence formalities op onze website.


 

Het effect op uw andere rechten


De inschrijving in de gemeente waar u verblijft, is wettelijk verplicht maar heeft ook een invloed op uw rechten.

Om recht te hebben op kinderbijslag geldt in alle Belgische deelstaten als enig criterium het verblijfsrecht van het kind, dat geregistreerd wordt door zijn inschrijving in het Belgisch Rijksregister. Men is dus verplicht zijn kinderen in te schrijven in een Belgische gemeente om kinderbijslag te kunnen ontvangen.

Wanneer u een bankrekening wenst te openen, dient u uw identiteit aan te tonen en door middel van een officieel document (bijvoorbeeld een attest van de gemeente) staven dat uw hoofdverblijfplaats in België gelegen is.

De inschrijving bij de gemeente is eveneens vereist om aan te sluiten bij een ziekenfonds en dus ziektekosten terugbetaald te krijgen.

Wenst u steun van het OCMW, ook dan moet u ingeschreven staan bij de gemeente omdat enkel het OCMW van de gemeente waar u verblijft (op de datum van uw steunverzoek) hiervoor bevoegd is.

Om een parkeerkaart te krijgen waarmee u in uw eigen straat mag parkeren, moet u bij de gemeente kunnen aantonen dat u er bent ingeschreven. Ook de inschrijving van uw voertuig in België kan alleen op basis van uw eigen inschrijving in de gemeente.

Eens u bij de gemeente bent ingeschreven, ontvangt u de jaarlijkse belastingaangifte en wordt u geacht Belgisch fiscaal ingezetene te zijn.

Ten slotte hebt u ook het recht om uw stem uit te brengen bij de gemeenteraads- en/of Europese verkiezingen mits aan enkele voorwaarden is voldaan.


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Voor meer informatie
: contacteer de gemeente waar u verblijft of ga eens kijken op haar website.

De Expat Welcome Desk blijft ook tijdens deze periode ter beschikking! Aarzel niet om contact met ons op te nemen.
Lors de votre arrivée en Belgique, vous devez accomplir certaines démarches administratives dont l’inscription dans votre commune de résidence. Comment procéder ? Quelles sont les différentes étapes à suivre ? Quelle incidence cela peut-il avoir sur vos autres droits et obligations ? L’Expat Welcome Desk vous dit tout !

 

Les notions de domicile et de résidence


Il est important de distinguer les notions de « domicile » et de « résidence ».

Le domicile est choisi librement et découle de la réunion d’un élément matériel et d’un élément intentionnel. L’élément matériel est le « principal établissement » de la personne. C’est donc le lieu où la personne a sa demeure, le centre de ses affaires, le siège de sa fortune, ses affections familiales, ses attaches permanentes, etc. L’élément intentionnel est la volonté de s’établir en cet endroit et cette intention se démontre par la déclaration expresse faite à la commune.

Quant à la résidence, c’est l’endroit où la personne habite effectivement. Aucun critère d’intention n’est nécessaire pour déterminer la résidence et une personne peut en avoir plusieurs. La résidence peut être prouvée par toute voie de droit car il s’agit d’une notion de fait.

Cependant, on ne peut avoir qu’une seule résidence principale et c’est celle-ci qui sera prise en compte d’un point de vue administratif  et donc, pour l’inscription à la commune.

 

L’inscription dans les registres de la commune


Afin d’être inscrit dans les registres de la commune et de faire acter sa résidence principale, il est obligatoire d’en faire la demande express auprès de l’autorité communale et de justifier le motif de votre demande (travail, regroupement familial, demandeur d’emploi, titulaire de ressources suffisantes…). La Région de Bruxelles-Capitale est composée de 19 communes et chacune a son propre fonctionnement. En fonction des communes, le rendez-vous au « service étranger » pour l’introduction de votre demande de séjour peut se prendre sur le site web de la commune, par téléphone ou en se rendant sur place. Renseignez-vous à l’avance, car en fonction de votre statut et de votre nationalité, les documents à fournir seront différents.

Après ce premier rendez-vous à la commune, une annexe vous sera fournie (elle diffère selon que vous soyez citoyen européen ou non européen) ainsi que votre numéro de registre national provisoire. Ce dernier se compose de 11 chiffres, commençant par votre date de naissance à l’envers. Ce numéro permet de vous identifier dans le système belge et est nécessaire pour accomplir diverses démarches administratives.

Afin de procéder à la constatation de résidence, c’est-à-dire de vérifier que la personne habite effectivement à l’endroit mentionné comme étant sa résidence principale, une enquête est menée par les services de police (agent de quartier) à la demande de l’autorité communale (2e étape). L’habitation effective de l’intéressé au lieu mentionné à la commune lors de l’inscription est donc la seule et unique condition pour se domicilier.

Si l’avis de l’agent de quartier est positif, la commune procède à l’inscription de la personne concernée au droit de séjour dans un des registres de l’état civil. La commune rappelle cette personne alors afin de procéder à la finalisation de son inscription.

Pour de plus amples informations sur les modalités pratiques et les informations nécessaires pour votre inscription à la commune, nous vous invitons à consulter la section Residence formalities sur notre site.

 

L’incidence sur vos autres droits


L’inscription auprès de votre commune de résidence est obligatoire d’un point de vue légal mais cela impacte également vos droits.

Afin de bénéficier des allocations familiales, l’unique critère commun des entités fédérées est le droit au séjour de l’enfant qui est acté par son inscription au registre national belge. Il est donc obligatoire d’inscrire son enfant auprès d’une commune belge afin de recevoir les allocations familiales.

Si vous désirez ouvrir un compte en banque, vous devez apporter la preuve de votre identité et démontrer, à l’aide d’un document officiel (par exemple, une attestation de la commune) que votre résidence principale se situe en Belgique.
L’inscription à la commune est également requise pour vous inscrire auprès d’une mutuelle et donc, de vous voir rembourser vos frais de santé.

Si vous souhaitez faire la demande pour l’aide sociale dispensée par le CPAS, vous devez avoir procédé à l’inscription car le CPAS compétent est celui de la commune où vous avez votre résidence habituelle (à la date de la demande d’aide).

Pour obtenir une carte de parking afin de vous garer dans votre rue, votre commune vous demandera la preuve de votre inscription. L’immatriculation de votre véhicule en Belgique ne pourra aussi se faire que sur base de votre inscription.

Une fois inscrit à la commune vous recevrez la déclaration fiscale annuelle et serez présumé être résident fiscal Belge.

Enfin, vous pourrez également voter aux élections communales et/ou européennes selon certaines conditions.

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Pour plus d’informations : contactez votre commune de résidence ou consultez leur site web.

L’Expat Welcome Desk reste à votre disposition durant cette période ! N’hésitez pas à nous contacter.