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Le CEOI est à la recherche d'un ASSISTANT motivé (f/h) pour l’accueil et l’assistance administrative auprès de la Communauté Internationale.

A propos de l’employeur:

Le Commissariat à l’Europe et aux Organisations Internationales (CEOI) a été créé fin 2014 par le Gouvernement de la Région Bruxelles-Capitale en vue d’accueillir toutes les organisations internationales établies à Bruxelles pour qu'elles puissent fonctionner dans les meilleures conditions et se développer en harmonie avec le développement de la Région et les besoins de ses habitants.

Le CEOI est composé de deux cellules :

  • La cellule liaison institutionnelle qui assure un rôle de « go-between » entre les pouvoirs publics bruxellois et les institutions européennes et internationales, pour toutes les demandes qui relèvent des compétences régionales, notamment en matière d’urbanisme, de sécurité, de mobilité et d’aménagement de l’espace public.
  • La cellule Expat Welcome Desk (EWD)  qui fournit une assistance administrative aux personnes qui s’établissent en Région de Bruxelles-Capitale dans le cadre de leurs activités professionnelles tant au sein qu'autour des institutions européennes et internationales.

L’Expat Welcome Desk :

L’EWD a comme première vocation de répondre à toutes les questions des personnes issues de la communauté internationale liées à leur installation et leur séjour à Bruxelles. L’EWD offre à ses visiteurs des conseils personnalisés par e-mail, par téléphone, mais aussi lors de rendez-vous. Il s’agit d’un service indépendant et gratuit, donné en trois langues (EN, FR, NL). Les sujets traités sont variés et portent principalement sur les matières suivantes : relecture de baux, l’inscription à la commune et le séjour, les taxes, les questions liées à la sécurité sociale, les permis de travail….

L’EWD est composée d’une équipe de 3 personnes et dispose de deux bureaux: le bureau principal situé Avenue d’Auderghem 63 à Etterbeek ainsi qu’une antenne délocalisée au Parlement européen.

Description générale de la fonction :

L’assistant devra :

  • Intégrer la cellule EWD et travailler principalement dans l’antenne au Parlement européen en collaboration avec l’assistante actuelle sous la supervision du responsable de la cellule
  • Fournir de l’assistance administrative et des conseils à tous les expatriés qui s’installent à Bruxelles dans le cadre de leurs activités liées ou non aux institutions européennes. Cette assistance se fait par e-mail, téléphone ou lors de rendez-vous et englobe tous les aspects de l’installation et du séjour à Bruxelles : vérification du contrat de bail, inscription à la commune, conseils en matière de travail, permis de séjour, sécurité sociale, taxation, permis de conduire…
  • Effectuer les démarches nécessaires auprès des administrations bruxelloises afin de résoudre certains dossiers
  • Participer à des séances d’information pour certains groupes cibles au sein des institutions européennes (stagiaires, conjoints de fonctionnaires) afin d’y donner des présentations sur leur installation à Bruxelles
  • Participer à des stands d’information et séminaires en dehors de son lieu de travail et parfois en dehors des heures habituelles ou pendant le week-end (heures pouvant être récupérées)
  • Aider le responsable de la cellule dans la rédaction des sujets pour la newsletter, de courriers et notes diverses en fonction des problèmes rencontrés dans certaines matières
 

Profil requis :

  • Etre titulaire d’un master ou d’un bachelier. Le droit n’est pas une obligation mais est un atout (droit des étrangers, baux, fiscalité…)
  • Maîtrise parfaite de l’anglais (écrit et oral) + connaissance approfondie du français et/ou néerlandais
  • Excellentes aptitudes en matière de communication et à l’écrit
  • Capacité à rechercher et analyser l’information de manière autonome et rigoureuse
  • Capacité à résoudre rapidement les problèmes/questions et à conseiller judicieusement
  • Sens de l’accueil et de l’écoute
  • Excellente présentation
  • Flexibilité
 

Offre :

Vous êtes intéressé à rejoindre une petite équipe conviviale et motivée, prêt à partager une expérience enrichissante dans un environnement international, dans lequel vous aurez l’occasion d’être en contact avec les institutions européennes mais également avec les administrations belges ?

Nous vous offrons :
  • Contrat de remplacement à durée indéterminée, temps plein ou partiel (à discuter)
  • Rémunération en fonction du diplôme et de l’expérience.
  • Chèques-repas
  • Abonnement STIB

Comment postuler ?

Vous pouvez faire parvenir votre candidature avant le 28 mai 2018 au plus tard en envoyant votre cv avec lettre de motivation à Amélie BOVY, via e-mail à l’adresse suivante : abovy@commissioner.brussels

De werkgever:

Het Commissariaat voor Europa en de Internationale Organiaties (CEIO) werd eind 2014 door de Regering van het Brussels-Hoofdstedelijk Gewest gecreëerd met het oog op het onthaal van alle internationale instellingen gevestigd in het Brussels-Hoofdstedelijk Gewest opdat zij in optimale omstandigheden zouden kunnen werken en zich verder ontplooien in harmonie met de ontwikkeling van het gewest en zijn inwoners.

Het CEIO bestaat uit twee units:

-De Institutionele desk vervult een rol van “go-between” tussen de Brusselse overheden en de Europese en internationale instellingen voor alle vragen die betrekking hebben op gewestelijke bevoegdheden zoals stedenbouw, veiligheid, mobiliteit en aanleg van de openbare ruimte

- De Expat Welcome Desk (EWD) biedt administratieve ondersteuning aan personen die zich in het kader van hun beroepsactiviteit bij Europese en internationale instellingen in Brussel vestigen en het onthaal van deze groep mensen in ons Gewest zo vlot als mogelijk laten verlopen.

De Expat Welcome Desk:

De EWD heeft als eerste doel antwoorden te verstrekken op alle vragen van personen uit de internationale gemeenschap met betrekking tot hun vestiging en hun verblijf in Brussel. De EWD verstrekt zijn bezoekers gepersonaliseerd advies per e-mail, per telefoon, maar ook aan de hand van individuele afspraken. Het is een onafhankelijke en kosteloze dienstverlening in drie talen (NL, EN, FR). Daarbij worden uiteenlopende onderwerpen behandeld die voor het grootste deel betrekking hebben op wonen, inschrijving en verblijf, heffingen en belastingen…

De drie personeelsleden van de EWD zijn actief in twee kantoren:

Het hoofdkantoor bevindt zich in het CEIO, Oudergemlaan 63 in Etterbeek en er is een antenne in het hoofdgebouw van het Europees Parlement.

Algemene beschrijving van de functie:

De assistent(e) zal:

·         Deel uitmaken van de Expat Welcome Desk en hoodzakelijk tewerkgesteld zijn in onze antenne in het Europees Parlement, dit onder de supervisie van de juridische adviseur

·         Administratieve assistentie verlenen en advies geven aan expats die zich in Brussel vestigen in het kader van hun activiteiten al dan niet gerelateerd aan de Europese instellingen. Deze assistentie gebeurt per e-mail, telefoon, of tijdens een afspraak en kan slaan op alle aspecten van hun verblijf en/of vestiging in Brussel : nalezen van een huurcontract, inschrijving bij de gemeente, advies in het kader van hun tewerkstelling, sociale zekerheid, belastingen, rijbewijs, …

·         De nodige stappen ondernemen bij de Brusselse administraties om dossiers op te lossen

·         Deelnemen aan informatiesessies voor bepaalde doelgroepen binnen de Europese instellingen (stagiaires, echtgenotes van ambtenaren, etc..) en er een presentatie geven over hun vestiging in Brussel

·         Deelnemen aan informatiestands en seminaries buiten de werkplek en de werkuren of uitzonderlijk tijdens het WE (overuren worden gerecupereerd)

·         De verantwoordelijke van de cel helpen bij het schrijven van artikels voor de newsletter, het opmaken van briefwisseling en inhoudelijke nota’s .
 

Profiel:

  • Beschikken over een bachelor of masterdiploma. Recht is geen voorwaarde, maar wel een troef (bv. kennis over vreemdelingenrecht, huurwetgeving, noties fiscaliteit …)
  • Een perfecte kennis van het Engels (gesproken en geschreven) is wel een must ; grondige kennis van het Nederlands en/of het Frans
  • Uitstekende vaardigheden inzake communicatie en een goede pen
  • Capaciteit om autonoom en grondig een dossier te analyseren en oplossingen te zoeken
  • Capaciteit om snel te werken en een advies te kunnen formuleren
  • Zin voor onthaal en luisterend oor
  • Verzorgd en professioneel voorkomen
  • Flexibel

Aanbod:

U komt terecht in een klein, gemotiveerd team en een aangename werkomgeving en krijgt de mogelijkheid om een verrijkende werkervaring op te doen in een internationale omgeving waar u frequent contact heeft met Europese instellingen, Belgische en Brusselse administraties en hun medewerkers.

Wij bieden u:
  • Een vervangingsopdracht voor onbepaalde duur. Voltijds of deeltijds (bespreekbaar)
  • Verloning op basis van uw diploma en ervaring
  • Maaltijdchèques
  • MIVB Abonnement

Hoe solliciteren?

Bezorg uw CV met motivatie voor 28 mei 2018 aan Amélie Bovy via abovy@commissioner.brussels